Peppol e-facturatie voor zelfstandigen en kmo’s
Facturen versturen via mail voelde jarenlang vanzelfsprekend, maar die gewoonte hoort intussen tot het verleden. Sinds 1 januari 2026 verloopt facturatie tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen verplicht via het Peppol netwerk, en die overstap brengt heel wat vragen met zich mee. Ik werk al jaren samen met zelfstandigen en kmo’s aan hun facturatie en administratie, en deze verandering volg ik op de voet. In deze blog zet ik helder op een rijtje wat de verplichting inhoudt en wat ze voor jouw facturatieproces betekent.
Wat houdt Peppol e-facturatie in
Peppol staat voor Pan European Public Procurement Online, een internationaal netwerk waarlangs bedrijven elektronische facturen uitwisselen in een gestructureerd formaat. In plaats van een pdf die je manueel opmaakt en verstuurt, communiceert jouw facturatiesoftware rechtstreeks met de software van je klant via een Peppol Access Point.
Dat access point zit meestal ingebouwd in het facturatieprogramma dat je vandaag al gebruikt, dus de technische kant regel je zelden zelf. Het resultaat is een factuur die beide kanten automatisch verwerken, met minder tikfouten en sneller zicht op wat nog openstaat.
Voor wie geldt de verplichting
De regel geldt voor elke Belgische onderneming die btw-plichtig is en zaken doet met een andere btw-plichtige onderneming. Dat betekent dat zelfstandigen in hoofdberoep en bijberoep, eenmanszaken en kmo’s van elke omvang aan de verplichting moeten voldoen zodra ze een B2B factuur opstellen.
Peppol en particulieren & Peppol en bedrijven
Verkoop je uitsluitend aan particulieren, dan blijft je manier van factureren voor die facturen ongewijzigd. Werk je zowel met bedrijven als particulieren, dan geldt Peppol enkel voor het B2B gedeelte van je omzet. De eerste maanden van 2026 gold een overgangsperiode waarin de fiscus mild optrad tegenover ondernemingen die zich tijdig hadden voorbereid, maar die tolerantie liep intussen af. Wie vandaag facturen blijft versturen via mail of op papier, riskeert een boete tot 5000 euro.
Wat verandert er concreet voor jouw facturatieproces
De grootste aanpassing zit in de software die je gebruikt. Je facturatieprogramma moet Peppol ondersteunen en gekoppeld zijn aan een erkend Access Point, wat bij de meeste actuele pakketten standaard aanwezig is. Daarnaast heb je het btw-nummer of ondernemingsnummer van je klant nodig om de factuur bij de juiste ontvanger te krijgen.
Klanten en leveranciers informeren over de overstap voorkomt verwarring, en elke stap die je documenteert helpt bij een eventuele controle. Voor wie facturatie tot nu toe manueel deed, is dit een goed moment om het volledige proces onder de loep te nemen.
Hoe TB-Admin ondersteunt bij de overstap naar Peppol
Bij de ondernemers die ik begeleid, neem ik het facturatieproces volledig over of werk ik samen met de software die je al gebruikt. Ik controleer of je facturatiesysteem Peppol ready is, koppel waar nodig het juiste Access Point en zorg dat elke uitgaande factuur de juiste gegevens bevat. Ontvang je zelf facturen van leveranciers via Peppol, dan verwerk ik die net zo vlot in je administratie. Zo hoef je zelf geen tijd te steken in de technische kant en houd je overzicht over wat binnenkomt en buitengaat.
TB-Admin biedt administratieve ondersteuning voor zelfstandigen en kmo’s die hun volledige administratie uit handen willen geven. Je bepaalt zelf welke taken je overdraagt en betaalt enkel voor de uren die effectief gepresteerd worden.
Mijn aanbod en liefde voor administratie ( Ja! Echt! )
En groeit mee met wat je onderneming vraagt doorheen de tijd.
Veelgestelde vragen over Peppol voor zelfstandigen en kmo’s
Moet ik als zelfstandige in bijberoep ook overschakelen naar Peppol?
Ja. De verplichting maakt geen onderscheid tussen hoofdberoep en bijberoep. Zodra je een btw-nummer hebt en factureert aan een andere btw-plichtige onderneming, geldt de regel voor jou.
Kan ik nog een pdf factuur versturen via mail?
Voor facturen aan particulieren blijft een pdf via mail een geldige werkwijze. Voor facturen aan andere btw-plichtige ondernemingen loopt de uitwisseling voortaan via het Peppol netwerk, in de plaats van een pdf via mail.
Brengt een aansluiting op Peppol extra kosten met zich mee?
De meeste facturatiepakketten bieden een Peppol koppeling aan binnen het bestaande abonnement of tegen een beperkte meerprijs. De kostprijs verschilt per softwareleverancier, en ik bekijk samen met jou wat je huidige pakket al aanbiedt voordat je overstapt naar iets nieuws.
